ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом в.о.голови Недригайлівського

районного суду Сумської області

11.05.2023 № 6

ПОРЯДОК
розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Недригайлівському районному суді Сумської області

І. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає: процедуру розгляду звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації у разі, якщо суб’єкт відносин у сфері доступу - запитувач інформації є фізичною особою або громадським об’єднанням без статусу юридичної особи (далі - запити на отримання публічної інформації); здійснення контролю за дотриманням строків їх розгляду; основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян; загальні засади ведення діловодства за зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації у Недригайлівському районному суді Сумської області.

2. Цей Порядок розроблено відповідно достатті 40Конституції України, Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» та від 24 червня 2009 року № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.

3. Розгляд звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації та проведення особистого прийому громадян у Недригайлівському районному суді Сумської області є складовою механізму реалізації прав громадян на внесення до органів державної влади пропозицій щодо поліпшення їх діяльності, викриття недоліків у роботі та оскарження дій посадових осіб суду.

4. Реалізація визначених законодавством повноважень суду передбачає забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об’єктивного і своєчасного розгляду звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог громадян, поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.

5. Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення тощо.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на подання звернень, запитів на отримання публічної інформації як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. Положення цього Порядку не застосовуються під час розгляду заяв і скарг громадян у порядку, встановленому Кодексом адміністративного судочинства України, кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про доступ до судових рішень», «Про запобігання корупції», «Про виконавче провадження».

8. У цьому Порядку терміни вживаються у таких значеннях:

заява (клопотання) - звернення громадян з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

звернення громадян - викладені у письмовій, усній або електронній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

9. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.

Первинні - звернення від окремої особи (групи осіб), яка (які) вперше звернулась (звернулись) до Недригайлівського районного суду з певним питанням.

Повторні - звернення, у яких:

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;

оскаржується рішення, прийняте у зв’язку з попереднім зверненням громадянина (групи осіб);

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством строк розгляду, проте відповідь громадянину (групі осіб) не надавалась;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина (групи осіб);

викладається звернення від того самого громадянина (групи осіб) з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетні - звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до Міністерства юстиції України, органів і установ юстиції.

Неодноразові - звернення особи (групи осіб), які надійшли до Міністерства юстиції України, органів і установ юстиції з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.

Масові - звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом питання.

10. Звернення може бути подане як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

11. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі, за допомогою засобів телефонного зв’язку, через телефонні «гарячі лінії», визначені контактні центри і фіксується посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої підтверджені відповідно до законодавства України. Письмове звернення також може бути надісланим з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

12. Організація діловодства за зверненнями громадян, запитами на отримання публічної інформації у Недригайлівському районному суді забезпечується старшем секретарем суду.

Організація діловодства за зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації у суді покладається на керівника апарату суду, який забезпечує:

організацію роботи зі зверненнями громадян та запитами на отримання публічної інформації;

надання інформаційно-довідкових послуг фізичним та/або юридичним особам з питань, що стосуються діяльності суду;

особистий прийом громадян, які звернулись до суду;

надання роз’яснень у межах повноважень.

Контроль за змістом, якістю підготовки, оформленням на належному рівні документів, дотриманням строків розгляду звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації, а також організацією діловодства за зверненнями громадян, запитами на отримання публічної інформації та зберіганням документів у суді покладається на керівника апарату суду.

II. Організація роботи з питань приймання, попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації у разі, якщо суб’єкт відносин у сфері доступу - запитувач інформації є фізичною особою або громадським об’єднанням без статусу юридичної особи

1. Звернення громадян, запити на отримання публічної інформації, що надходять до суду, приймаються канцелярією суду відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

2. Звернення громадян, запити на отримання публічної інформації надсилаються поштою, з використанням мережі Інтернет, інших засобів комунікації, передаються громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства України, або подаються на особистому прийомі громадян.

У разі якщо заявник застосовує ненормативну лексику, вдається до образ, або його звернення містить заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі, працівник, що приймає усне звернення, може припинити спілкування з ним.

3. Звернення громадян, запити на отримання публічної інформації в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

4. Усі звернення громадян, запити на отримання публічної інформації, подані у встановленому законодавством порядку, підлягають попередньому розгляду.

5. Попередній розгляд звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації у суді, здійснюється з метою визначення:

належності документа до звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації;

повноти дотримання вимог до оформлення звернень, запитів на отримання публічної інформації, що визначені статтею 5 Закону України «Про звернення громадян» та статтею 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

ознак надходження та виду звернень, запитів на отримання публічної інформації;

суті та стислого змісту звернень, запитів на отримання публічної інформації;

належності порушених питань до повноважень суду;

звернень, які відповідно до статті 8 Закону України «Про звернення громадян» не підлягають розгляду та вирішенню;

відповідності адресування, наявності усіх зазначених додатків, цілісності вкладень, наявності підпису та дати заявника;

строків виконання звернень, запитів на отримання публічної інформації.

6. Конверти, у яких надійшли письмові звернення громадян, запити на отримання публічної інформації передаються до опрацювання разом з такими зверненнями та запитами. Якщо у поштовому конверті надійшло декілька звернень, запитів на отримання публічної інформації від одного або кількох заявників, виготовляється ксерокопія конверта, яка додається до кожного звернення, запиту.

7. Звернення громадян, запити на отримання публічної інформації оформлюються відповідно до вимог статті 5Закону України «Про звернення громадян» та статті 19Закону України «Про доступ до публічної інформації». У зверненні, запиті на отримання публічної інформації зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання заявника, контактні дані, викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмові, електронні звернення, запити на отримання публічної інформації викладаються прийнятною для обох сторін мовою, розбірливо і чітко у друкованій або письмовій формі, підписуються заявником (групою осіб) із зазначенням дати.

Звернення громадян, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня їх надходження. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення долучаються до номенклатурної справи суду.

8. У разі відсутності додатків, зазначених у зверненні, запиті на отримання публічної інформації, або окремих аркушів складається акт про повернення документів(додаток 4) у двох примірниках, один з яких надсилається заявнику, а другий зберігається у суді.

Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, запиті на отримання публічної інформації, не належать до компетенції суду, звернення, запит на отримання публічної інформації в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення, запит на отримання публічної інформації. У разі якщо звернення, запит на отримання публічної інформації не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно (він) в той самий термін повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями.

10. Забороняється направляти скарги для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

11. Письмові звернення, запити на отримання публічної інформації без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними і розгляду не підлягають.

12. Повторні звернення, запити на отримання публічної інформації від одного й того самого заявника з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17Закону України «Про звернення громадян», розгляду не підлягають.

13. Якщо у повторному зверненні разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, зазначено інше питання, нові факти, звернення не є повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

14. Попередній розгляд звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації, їх реєстрація та встановлення строків виконання (за винятком звернень, запитів, що не підлягають розгляду) здійснюються у день їх надходження до канцелярії суду.

Усні, письмові, електронні звернення громадян, запити на отримання публічної інформації підлягають реєстрації після їх попереднього розгляду.

16. Реєстрація звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації у суді здійснюється з використанням системи АСДС.

17. Кожному зверненню під час реєстрації присвоюються відповідний реєстраційний індекс та дата реєстрації. Реєстраційний індекс звернення може складатись з частин, які відокремлюються одна від одної тире або дробом. За потреби реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначками.

III. Порядок розгляду звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації

1. Канцелярія суду після попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації скеровує їх керівництву суду для визначення виконавця. Оригінали документів передаються визначеній відповідальній особі.

2. Виконання звернень, запитів на отримання публічної інформації забезпечують посадові особи, зазначені у резолюції, яким безпосередньо доручено їх виконання.

3. Відповідь за результатами розгляду звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації обов’язково надається заявнику тим органом, який його отримав.

4. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення надсилається особі, яка у зверненні підписана першою або адреса якої зазначена.

5. Відповіді на звернення оформлюються державною мовою відповідно до вимог Закону України"Про забезпечення функціонування української мови як державної", якщо інше не встановлено законом.

IV. Строки розгляду звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації

1. Строки розгляду звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації обчислюються у календарних днях. Датою виконання звернень громадян, запитів на отримання публічної інформації є дата реєстрації відповіді на них або дата надання вмотивованих роз’яснень заявнику.

2. Звернення громадян розглядаються та вирішуються у строк не більше одного місяця з дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх надходження.

3. Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення, до завершення раніше визначеного строку виконання.

4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

5. На обґрунтовану письмову вимогу строк розгляду звернення може бути скорочено.

6. Відповідь на запит на отримання публічної інформації надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

7. У разі якщо запит на отримання публічної інформації стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, головний виконавець може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження терміну розгляду запиту головний виконавець повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

V. Організація особистого прийому громадян

1.Голова Недригайлівського районного суду та керівник апарату суду проводять особистий прийом громадян.

Особистий прийом громадян здійснюється у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим в установленому порядку.

2. У разі відсутності посадової особи, особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, якщо такі відомості не стосуються звернення.

3. Прийом громадян головою суду здійснюється в середу з 09:00 до 15:00, керівником апарату щоденно з 09:00 до 15:00.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке саме право на особистий прийом, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

4. Під час особистого прийому громадянин зобов’язаний пред’явити документ, що посвідчує його особу. У разі відсутності такого документа або відмови його пред’явити громадянин не допускається до особистого прийому.

Під час особистого прийому громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що посвідчують їхні особи та підтверджують повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає обґрунтоване роз’яснення відповідно до чинного законодавства та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

VІ. Аналіз та узагальнення інформації щодо стану роботи зі зверненнями громадян

1. З метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи суду, відповідальні особи зобов’язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати результати їх розгляду, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження.
2. Інформація за результатами аналізу звернень громадян подається щокварталу до 05 числа місяця, що настає за звітним періодом, з порівняннням з аналогічним періодом минулого року до ТУ ДСА України в Сумській області.

VІІ. Зберігання матеріалів діловодства за зверненнями громадян

1. Оригінали звернень та матеріали про їх виконання зберігаються у канцелярії суду.
2. Розглянуті звернення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення розміщуються у справах за хронологічним, територіальним або алфавітним принципом. Документи становлять у справі самостійну групу і поміщаються у м’яку обкладинку для пропозиції, заяви та скарги(додаток 8). У разі одержання повторного звернення або наявності додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким рішення не прийняте, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.
3. 3. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.

Керівник апарату суду                                                                                                                                                               Любов ВОЛИК